Vinculación de datos

Puede copiar datos de una hoja de cálculo abierta y pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo a una tabla nueva o existente, ovincular a una hoja de cálculo desde una base dedatos de Access. En este tema se explica detalladamente cómo importar o vincular a datos de Excel desde Access.
En Excel, a veces necesitamos pasar datos de una hoja a otra. Pero, al intentar utilizar la función copiar / pegar nos damos cuenta que no es posible.

Cuando trabajamos dentro de un libro con varias hojas en las que se ha ubicado información, es posible acceder a referencias de celda de otras hojas desde celdas de la hoja actual: Es posible vincular y relacionar datos entre las distintas hojas de un mismo libro.

También es posible vincular y relacionar datos entre las hojas de distintos libros, siempre que el acceso a esos libros sea posible.




Hacer referencia, desde una hoja de cálculo, a la celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como la de anteponer el nombre de la hoja seguido del signo de admiración derecho !, antes de la dirección de la celda.

Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiriendo a la celda B10 de la hoja actual de trabajo, en la que estamos.

Sin embargo si queremos aludir a la celda B10 pero de otra hoja, es decir, que esté situada bajo otra solapa del libro, antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja de la manera que hemos indicado. Así pues, si la celda que deseamos referenciar es la B10 de la hoja llamada Ingresos, la referencia sería: Ingresos!B10.

Cuando construimos fórmulas y las creamos señalando mediante clic en ellas, las diferentes celdas que intervienen en ella, basta con hacer clic en dichas celdas. Ahora bien, cuando la celda que queremos utilizar aparece en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, clic en su celda o celdas.

Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que tome la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo

'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.
De una hoja a otra
Sin embargo, existen otros métodos para pasar datos de una hoja Excel a otra. En este articulo veremos dos métodos sacados del foro de ofimática de Kioskea.

Método 1

Supongamos que tenemos dos hojas Hoja 1 y Hoja 2 y que queremos pasar un dato de la celda A1 de la Hoja 1 a la celda B1 de la Hoja 2.
Te posicionas en la celda a la que deseas pasar el dato (en nuestro caso B1 de la Hoja 2) y tecleas el signo +,
Luego haces clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la Hoja 1, vas a la celda A1 y presionas Enter.
Automáticamente se copiará el dato en la celda B1.


Hay que tener en cuenta que cada vez que se cambie el valor de la celda A1 se cambiará también el de la celda B1.

Método 2

Te posicionas en la celda a la que quieres pasar el dato (en nuestro caso B1)
Presionas las teclas =+ y a continuación escribes el nombre de la hoja desde donde pasaras el dato (Hoja 1), luego presionas la tecla ! y a continuación escribes la celda donde se encuentra el dato que deseas pasar (A1).

En nuestro ejemplo sería: =+Hoja1!A1

Al igual que en el caso anterior cualquier modificación del valor de la celda A1 provocará una modificación de la celda B1.

Es posible que otro libro de Excel contenga los datos que desea usar o analizar, pero que usted no sea
 el propietario del archivo o no quiera arriesgarse a modificarlo.
Puede usar el Asistente para la conexión de datos para crear una conexión dinámica entre un libro
 "externo" y su libro.
 Para obtener acceso al Asistente para la conexión de datos, vaya a la pestaña Datos.
IMPORTANTE: Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo.
Para conectarse a los datos al abrir un libro, habilite las conexiones de datos en la barra
 Centro de confianza, o bien guarde el libro en una ubicación de confianza.
Paso 1: Crear una conexión con el libro y sus hojas de cálculo

Tenga en cuenta que las hojas de cálculo se denominan "tablas" en el cuadro de diálogo
 Seleccionar tabla que aparece en el paso 5.
En la pestaña Datos, haga clic en Conexiones.
Conexiones
En el cuadro de diálogo Conexiones del librocaja de diálogo, haga clic en Agregar.
En la parte inferior del cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en
 Examinar en busca de más.
Busque el libro y haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, seleccione una tabla (hoja de cálculo) y
 haga clic en Aceptar.
NOTA: Solo puede seleccionar y agregar una tabla a la vez.
Puesto que todas las tablas que se agregan se denominan a partir del nombre del libro,
 puede cambiarles el nombre por uno más significativo.
Seleccione una tabla y haga clic en Propiedades.
Cambie el nombre en el cuadro de nombre Conexión.
Haga clic en Aceptar.
Para agregar más tablas, repita los pasos del 2 al 5 y cámbieles el nombre según sea necesario.
Haga clic en Cerrar.
Paso 2: Agregar las tablas a la hoja de cálculo

Haga clic en Conexiones existentes, seleccione la tabla y haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece, elija dónde desea ubicar los datos en el libro
 y si desea ver los datos como una tabla, un informe de tabla dinámica o un gráfico dinámico.
Opcionalmente, puede agregar los datos al modelo de datos para combinarlos con otras tablas o
datos de otras fuentes, crear relaciones entre tablas y más opciones que las que se tienen con un informe de tabla dinámica básico.
Mantener los datos del libro actualizados

Ahora que se ha conectado al libro externo, querrá tener siempre los datos más recientes en el libro.
Va Datos > Actualizar todo para obtener los últimos datos. Para obtener más información sobre la actualización, vaya a Actualizar datos conectados a otro libro.
Conectarse a otros tipos de orígenes de datos

¿Necesita conectarse a otros orígenes de datos, como OLE DB, Microsoft Azure Marketplace,
Access, otro libro de Excel, un archivo de texto o uno de cualquier otro tipo? Vea los artículos
siguientes para más información.
Conectar datos OLE DB con el libro
Conectar una base de datos de SQL Server con el libro
Conectar una fuente de Microsoft Azure DataMarket con el libro
Conectar una base de datos de Access con el libro
Conectar datos externos con el libro

La vinculación de un archivo de texto o un archivo de hoja electrónica de Excel es casi idéntica a
 la importación de este tipo de archivos. Sólo podrá leer los archivos de texto vinculados, aunque
podrá actualizar y añadir nuevas filas (aunque no eliminar tablas) en los archivos de hoja electrónica
 de Excel.

Abra la base de datos Access que desea vincular la tabla.

Seleccione la orden Obtener datos externos del menú Archivo, y elija Vincular tablas en el submenú.
 Access abrirá el cuadro de diálogo Vincular, que lista los tipos de bases de datos que puede vincular.
Seleccione Microsoft Excel o Archivos de texto, según sea el apropiado, en la lista Tipo de archivo, y
 a continuación seleccione la carpeta y el nombre del archivo mdb que contiene la tabla que desea
 vincular.

Pulse el botón Vincular para iniciar el Asistente para vinculación de hojas de cálculo o el Asistente
 para vinculación de texto.
Siga los pasos indicados por el asistente, que son idénticos a los pasos para la importación de un
archivo de hoja electrónica o de texto.
Modificar las tablas vinculadas
Puede realizar algunos cambios en las definiciones de las tablas vinculadas para adaptarlas a su
entorno de Access. Cuando intente abrir la ventana Tabla en vista Diseño, Access nos indicará
que existen ciertas propiedades en una tabla vinculada que no pueden ser modificadas.
 En la vista Diseño, podrá cambiar el ajuste de las propiedades Formato, Lugares decimales,
Título, Descripción y Máscara de entrada de cualquier campo para personalizar la forma en que
serán visualizados y actualizados los datos en los formularios e informes de Access. También
podemos asignar un nuevo nombre a cualquier tabla vinculada para su uso dentro de la base de datos
de Access (aunque el nombre original de la tabla permanece inalterable en la base de datos de origen)
 y facilitar así su identificación o permitir utilizar la tabla con las consultas, formularios e informes
 que ya han sido diseñados.
Los cambios efectuados en el diseño de una tabla de Access no afectarán a la tabla de la base de
 datos de origen. Sin embargo si el diseño de la tabla de la base de datos de origen cambia, deberá
volver a vincular la tabla a Access.
Separar las tablas vinculadas
Separar tablas que están vinculadas a su base de datos Access resulta sencillo. Simplemente elija la
 tabla que desea separar en la ventana Base de Datos y pulse la tecla Supr o elija la orden Eliminar
del menú Edición. Pulse el botón Sí para separar la tabla. Cuando separa una tabla vinculada no
 elimina la tabla sino que simplemente elimina la unión de su lista de tablas en la ventana Base de
datos.

formulas y funciones de excel!!

FORMULAS Y FUNCIONE DE EXCEL!!  

 Fórmulas y funciones excel

1. 1. Fórmulas • Las fórmulas son una de las razones de ser de Microsoft Excel. • La fórmula es una serie de procesos con secuencia lógica que permiten realizar una tarea específica. • Es una expresión que realiza operaciones matemáticas o lógicas de acuerdo a los argumentos que se le faciliten. Estas operaciones pueden ser cualquiera de las cuatro básicas: suma “+”, resta “-”, multiplicación “*” y división “/”, o pueden comparar los valores de celdas con texto de una manera lógica. • Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas de la misma hoja de cálculo, a hojas del mismo libro o a hojas de otros libros.
2. 2. Clasificación de los tipos de fórmulas Microsoft Office Excel clasifica en dos categorías las fórmulas matemáticas que nos ofrece: • Las Fórmulas • Las funciones
3. 3. Fórmulas definidas por el usuario: • Son aquellas fórmulas donde el usuario determina qué operaciones se deben realizar con la información involucrada en ellas. • Las fórmulas al igual que las funciones siempre deberán iniciar con un signo igual (=), la principal diferencia con las funciones es que éstas ya están predefinidas por el programa además de tener ya definida una tarea específica; y las fórmulas, el usuario las podrá construir de acuerdo a sus necesidades.
4. 4. Partes que componen una fórmula: 1. Signo Igual (=):Invariablemente siempre deberá ser el carácter con el cual inicie una fórmula, de lo contrario Microsoft Office Excel lo identificará como un texto normal. 2. Argumentos: Normalmente serán las celdas involucradas con las cuales se desea realizar alguna operación. En algunas ocasiones se incluyen argumentos que no necesariamente serán celdas, si no que también pueden ser valores constantes. 3. Operadores: Son las diferentes funciones matemáticas que realizará la fórmula definida por cualquiera de los signos representativos de éstas. 4. Paréntesis: Se recomienda su uso sobre todo en fórmulas con demasiados argumentos y operadores, esto con la finalidad de garantizar el correcto resultado de las fórmulas sobre todo tomando en cuanta la procedencia de los operadores.
5. 5. Partes que componen una fórmula: Operadores =(B3*C3)/2 Argumentos Igual
6. 6. Fórmulas predefinidas por Microsoft Office Excel: • Este tipo de fórmulas son conocidas como funciones; Microsoft Office Excel cuenta con más de 450 funciones predefinidas, lo cual indica que están previamente preparadas y listas para ser llamadas y aplicadas por el usuario. • Las funciones ejecutan cálculos utilizando valores específicos , denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. • Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
7. 7. Partes que componen una función: 1. Signo Igual (=): Al igual que las fórmulas, una función siempre deberá iniciar con un signo de igual, de lo contrario Microsoft Office Excel no lo reconocerá como tal. 2. Argumentos: Son los valores o celdas involucradas en la función. 3. Nombre de la función: Especifica la función que se está usando. 4. Paréntesis: Invariablemente una función siempre va acompañada de paréntesis que agrupan los elementos.
8. 8. Partes que componen una función: Función =Max(B3:B30) Argumentos Igual
9. 9. Operadores aritméticos: Signo Operador Significado Ejemplo + Más Suma =3+8 - Menos Resta =5-3 * Asterisco Multiplicación =5*3 / Diagonal División =10/2 % Signo de Porcentaje Porcentaje =10% ^ Acento circunflejo Exponente =5^2 () Paréntesis Agrupación =(10/2)+5
10. 10. Jerarquía de los operadores aritméticos: • Cuando se crean fórmulas aplicando varios operadores, Microsoft Office Excel sigue cierto orden en el cálculo de las operaciones. Este orden es el que determina qué operaciones se realizan primero que otras. En general se siguen las siguientes reglas:
11. 11. Jerarquía de los operadores aritméticos: • Se procesan en primer lugar las expresiones que se encuentran entre paréntesis. • Primero se calculan valores elevados a una potencia o con valores porcentuales. • La multiplicación (*) y la división (/) se ejecutan antes que la suma (+) y la resta (-). • Los operadores consecutivos con el mismo orden de precedencia se calculan de izquierda a derecha.
12. 12. Jerarquía de los operadores aritméticos: Signo Operador Significado () Paréntesis Agrupación % Signo de Porcentaje Porcentaje ^ Acento circunflejo Exponente * Asterisco Multiplicación / Diagonal División + Más Suma - Menos Resta

Si está familiarizado con Excel, pronto encontrará que es más de una cuadrícula en la que introducir números en columnas o filas. Por supuesto, puede usar Excel para calcular los totales de una columna o fila de números, pero también puede calcular el pago de una hipoteca, resolver problemas matemáticos o ingeniería o buscar un escenario mejor opción basándose en los números variables que introduzca.

Para ello, Excel usando fórmulas en las celdas. Una fórmula realiza cálculos u otras acciones en los datos de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza siempre con un signo igual (=), que puede estar seguido de números, operadores matemáticos (como un + o - iniciar sesión para la suma y resta), integrados y funciones de Excel, que realmente se puede expandir la potencia de una fórmula.

Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, después, suma 5 al resultado para dar con la respuesta, 11.

= 2 * 3 + 5

A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en una hoja de cálculo.

• =A1+A2+A3    Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.
• =Sum(a1:a10)    Usa la función SUMA para devolver la suma de los valores de A1 a A10.
• =TODAY()    Devuelve la fecha actual.
• =MAYUSC("hola")    Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la función MAYUSC.
• = IF(A1>0)    Usa la función SI para probar la celda A1 para determinar si contiene un valor mayor que 0.

ESPERO Y LA INF. APORTADA SEA DE UTILIDAD!!